Dienstag, 6. Januar 2009 17:21

Tagesplaner
GTD (Getting Things Done) und Organisation ist nicht gerade das Thema dieses Foto-Blogs. Andererseits ist es ein persönlicher Blog und so spielen diese Themen ganz automatisch eine Rolle, sie begleiten mich jeden Tag.
Nicht von David Allen und dem GTD, aber im Dunstkreis bewegen sich die druckbaren Planer und Organisationstools von David Seah. Seit 2007 nutze ich erfolgreich dessen täglichen Taskplaner (Emergent Task Planning) für meine grobe Tagesplanung und insbesondere für die Arbeitszeiterfassung bzw. Projektzeiterfassung. Ja, richtig gelesen, analog mit Stift und Papier - wieder weg vom elektronischen Organizer. (Ein zweiter Sieg für das Papier, nach dem sich mein Moleskin wieder gegenüber dem elektronischen Kalender durchgesetz hat.)
Zum zentralen Punkt: Von Anfang an hat mich der Tagesplaner von David Seah optisch angesprochen. Inhaltlich bin ich seit langem davon überzeugt, dass die permanente Erfassung der Tätigkeiten und verbrauchten Zeiten im Arbeitsalltag am erfolgreichsten ist. Leider haben sich verschiedene Versuche, das Ganze per Time Tracking Software zu erfassen, als Sackgasse erwiesen (proprietär, nicht bedarfsgerecht, arbeitsplatzgebunden).
Auch das Original musste für meine Zwecke von Anfang an etwas geändert aufgesetzt und angepasst werden. Ein paar Evolutionsschritte weiter bin ich nun ganz zufrieden mit dem aktuellen Stand. Die Änderungen und Erweiterungen bezüglich des Originals sind im Groben wie folgt:
* Die formalen und viel Platz einnehmenden Schätzungen für die einzelnen Tasks entfallen komplett. Das Verhältnis (oder Missverhältnis) zwischen Schätzung und tatsächlichem Aufwand bekomme ich auf anderen Wegen. (Man kann eine Schätzung bei Bedarf trotzdem durchführen und den Platz hinter dem Aufgabennamen nutzen.)
* Die Checkliste oben links führt diverse tägliche GTD-Aufgaben auf (Inbox, 43Folder,…), daneben noch den kontrollierten Abschluss des Vortages (AZ Vortag) sowie die Prüfung der Backups (Sicherungen).
* Da ich es leid war, jeden Tag die Uhrzeiten einzutragen, sind diese vorbelegt. Die Abend- und Nachtstunden sind etwas heller hinterlegt. Man kann 12 Stunden erfassen, egal wie diese liegen. Für Arbeitstage länger als 12 Stunden verwende ich einfach ein zweites Blatt.
* Da meine Pausen sehr unregelmäßig sind, bekommen diese keinen Stammplatz. Ich markiere sie einfach mit einem P.
* Die schmalen Zwei- und Vierstunden-Kästchen im Original haben sich als unnötig erwiesen, sie untergraben das optimale Verhalten, nämlich stündlich kurz zu erfassen.
* Der Notizbereich enthält weitere Nummerierungen für verschiedene Zwecke.
* Die Summe aufgewendeter Zeiten der einzelnen Aufgaben sowie die neue Gesamtsumme rücken stärker in den Fokus - sie sind der eigentlich Zweck.
* Das Kästchen mit dem R ist ein Marker. Angekreuzt heißt: die Arbeitszeit wird wie auch immer in Rechnung gestellt.

ausgefülltes Demo
Gut geführt können die Arbeitsblätter, will heißen die Summen, von einer erfassenden Instanz (Assistenz, Hilfskraft,…) einfach in eine Datenbank übertragen werden. Auf die Möglichkeiten der Auswertung will ich natürlich nicht verzichten. Zusätzlich können die ausgefüllten Blätterim DMS digitalisiert werden.
Zum Schluss sei noch gesagt: Vorlage und Grundidee stammt wie oben erwähnt von David Seah. Seine Urheberrechte sollen in keiner Weise berührt oder verletzt werden.
Viel Erfolg beim Einsatz.
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